Mejora continua para optimizar la gestión documental en una institución educativa pública, Lima 2025

Abstract

El presente informe de suficiencia profesional tuvo por objetivo general la mejora continua para optimizar la gestión documental en una Institución Educativa Pública, Lima 2025. Este informe, tiene como soporte académico para la variable independiente, la teoría de Deming basado en el ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) de William Edwards Deming, la teoría kaizen de Masaaki Imai, la teoría de la gestión del conocimiento de Ikujiro Nonaka y la teoría de control de calidad total de Joseph Moses Juran; y para la variable dependiente la teoría del documento como objeto de información de Michael Buckland, la teoría de la gestión digital de documentos de Peter Lyman y Hal Ronald Varian, la teoría de la gobernanza documental de Terry Cook y la teoría de la gestión del conocimiento y documentos de Claudia Fernández. Todo ello, se llevó a cabo bajo la experiencia de 7 años en la oficina de admisión, registro, evaluación, certificación y titulación de la ENSABAP. El cual, en coordinación con los directivos de la ENSABAP, logré realizar cambios de los formatos físicos a digitales en los documentos, por ser una entidad pública autónoma. Asimismo, la implementación de la digitalización documentaria ayudó a que los administrados puedan realizar sus trámites y obtener el documento solicitado en un tiempo menor, a lo que está establecido en el Texto Único de Procesos Administrativos (TUPA), siendo así la digitalización documentaria eficaz y eficiente en los procesos administrativos. Por último, se concluye que la mejora continua para optimizar la gestión documental en una Institución Educativa Pública, Lima 2025; ha mejorado los procesos y los procedimientos de la entidad, con satisfacción para todos los miembros de la comunidad educativa como los docentes y estudiantes. Actualmente, en la era digital es fundamental el almacenamiento de documentos, porque garantiza la organización y seguridad de los archivos, etiquetando correctamente los documentos, el espacio de almacenamiento sea óptimo, implementando medidas de seguridad para la información, instaurar un plan de respaldo y recuperar los datos.

The objective of this report on professional adequacy was to improve continuously in order to optimize document management at a public educational institution, Lima 2025. This report has as academic support for the independent variable, the Deming theory based on the PDCA (Plan-Do-Check-Act) cycle of William Edwards Deming, the kaizen theory of Masaaki Imai, the knowledge management theory of Ikujiro Nonaka and the total quality control theory of Joseph Moses Juran; and for the dependent variable the document as object of information theory of Michael Buckland, the theory of digital document management by Peter Lyman and Hal Ronald Varian, the theory of documentary governance by Terry Cook and the theory of knowledge management and documents by Claudia Fernandez. All this was carried out under the 7-year experience in the office of admission, registration, evaluation, certification and qualification of ENSABAP. Which, in coordination with the ENSABAP managers, I managed to make changes from physical to digital formats in documents, being an autonomous public entity. In addition, the implementation of document digitization helped the people to complete their paperwork and obtain the requested document in a shorter time, as set out in the Single Text of Administrative Processes (TUPA), and thus document digitalization is effective and efficient in administrative processes. Finally, it is concluded that the continuous improvement to optimize document management in a public educational institution, Lima 2025; has improved the processes and procedures of the entity, to the satisfaction of all members of the educational community, such as teachers and students. Currently, in the digital age, document storage is essential, because it ensures the organization and security of files, properly labeling documents, optimal storage space, implementing security measures for information, establishing a backup plan and recover the data.