Políticas de control en gestión documentaria en el área de transporte del ministerio de energía y minas 2023

Abstract

El presente informe de experiencia laboral aborda la problemática principal sobre la ineficaz gestión documentaria en la oficina de trasportes, la cual resulta en retrasar el pago a los proveedores del estado, causándoles perjuicios económicos de la gestión documental en el Ministerio de Energía y Minas del Perú, y la aplicación de estrategias para optimizar la gestión documentaria relacionados al inicio y cierre de actas de contratos teniendo como fin el agilizar los pagos a proveedores. Adicionalmente se detallan los antecedentes, bases teóricas, marco conceptual, desarrollo de la experiencia, modelo de la propuesta de solución los cuales son de suma importancia para el desarrollo de los resultados aplicados. Este problema se ilustra con ejemplos de Chile y otros países de Sudamérica, en donde este problema ha causado desorden interno, extravío de documentos y retrasos en el pago a proveedores. El informe sirve como base para la implementación de procesos y herramientas que mejoren la eficiencia en la generación de informes y actas de conformidad, la evaluación y ajuste de la estructura de personal en el área de Transportes, la introducción de un sistema digital para optimizar los tiempos de archivado y consulta de información, y el desarrollo de protocolos y directrices para estandarizar la forma de registro de información. El documento también incluye figuras que muestran la ubicación geográfica del MINEM, el frontis del MINEM, organigramas, flujogramas y formatos de documentos. El informe concluye con recomendaciones para mejorar la gestión documental en el Ministerio de Energía y Minas.