La gestión documentaria y su incidencia en la recuperación del saldo a favor del exportador de la empresa Daji Cotton S.A.C., Lima 2024

Abstract

Esta investigación tuvo como objetivo analizar la gestión documental y su incidencia en la recuperación del Saldo a Favor del Exportador (en adelante, SFE) de Daji Cotton S.A.C., toda vez que dicha empresa no gestiona adecuadamente la documentación de sus adquisiciones. En varias ocasiones no solicitaba guías de remisión ni facturas, realizaba pagos en efectivo sin utilizar medios bancarizados, y carecía de políticas o procedimientos de compras. A través de este informe de suficiencia profesional, se plasmó la implementación de un procedimiento para mejorar la gestión documentaria de las adquisiciones para recuperar el SFE, pues la correcta emisión y control de órdenes de compra permitió asegurar que todas las adquisiciones cuenten con comprobantes válidos para la recuperación del SFE. La bancarización de pagos eliminó observaciones de la SUNAT y optimizó la devolución del SFE. Para poder ejecutar de forma óptima dicho procedimiento se capacitó al personal de Daji Cotton S.A.C. de las áreas de compras, administración y contabilidad en temas vinculados a auditoria tributaria, administración documentaria y gestión de archivos, ley de bancarización y sus modificatorias, así como los requisitos que se deben cumplir para solicitar la devolución del SFE. La implementación del nuevo procedimiento generó que la recuperación del SFE aumentó en un 95.20% respecto al año anterior, al pasar de S/10,871.00 en 2023 a S/ 21,220.00 en 2024, debido a que la Administración no observó ningún documento, pues las adquisiciones se encontraban documentadas, existía un adecuado control y anotación en el Registro de Compras, las cancelaciones de las compras se efectuaron empleando medios de pago, y se garantiza un adecuado control y registro en el sistema contable.

The objective of this investigation was to analyze document management and its impact on the recovery of the Exporter's Balance Due (hereinafter, SFE) from Daji Cotton S.A.C., given that the company did not adequately manage its procurement documentation. On several occasions, it failed to request delivery notes or invoices, made cash payments without using bank accounts, and lacked purchasing policies or procedures. This professional adequacy report established the implementation of a procedure to improve procurement document management to recover the SFE. The correct issuance and control of purchase orders ensured that all purchases had valid receipts for SFE recovery. The bank-based payment system eliminated SUNAT observations and optimized SFE refunds. To optimally execute this procedure, Daji Cotton S.A.C. staff received training. of the purchasing, administration, and accounting areas on matters related to tax auditing, document management and archive management, the banking law and its amendments, as well as the requirements that must be met to request a refund of the SFE. The implementation of the new procedure resulted in an increase in SFE recovery by 95.20% compared to the previous year, from S/10,871.00 in 2023 to S/21,220.00 in 2024. This is due to the fact that the Administration did not observe any documents, as the acquisitions were documented, there was adequate control and annotation in the Purchase Registry, purchase cancellations were made using payment methods, and adequate control and recording in the accounting system were guaranteed.