Implementación de historias clínicas electrónicas y la eficiencia operativa en consultorios odontológicos: simulación con Bizagi Modeler, Lima, 2025

Abstract

El objetivo de esta investigación fue determinar el efecto de la implementación de la historia clínica electrónica (HCE) sobre la eficiencia operativa —tiempo de ciclo por paciente y costo por ciclo— en consultorios odontológicos. Este estudio empleó un método cuantitativo y aplicado, bajo un diseño de modelado y simulación descriptivo-comparativo. Se levantó el flujo de procesos actual (AS-IS) y se diseñó el escenario propuesto (TO-BE) mediante el estándar BPMN en el software Bizagi Modeler, parametrizando rutas, tiempos y costos mediante el modelo TDABC. La simulación se configuró con un horizonte de 150 instancias (iteraciones) para ambos escenarios, arrojando resultados contundentes: el tiempo promedio de ciclo se redujo de 104.24 a 71.51 min (−31.40%), indicando también menor variabilidad al descender el máximo de 155.60 a 97.00 min. Asimismo, el costo total cayó de S/ 8,201.60 a S/ 5,665.58 (−30.92%), impulsado por un ahorro del 35.91% en costos tiempo-dependientes (RR.HH.). La mejora se explica por la sustitución de tareas manuales (búsqueda de HC física, emisión manual) por operaciones digitales automatizadas. Se concluye que la HCE, integrada a un rediseño de procesos, optimiza sustantivamente la eficiencia operativa en los modelos evaluados. Estos hallazgos constituyen una validación mediante análisis de escenarios que orienta el ajuste de calendarios y roles para capturar la capacidad liberada.

The objective of this research was to determine the effect of Implementing Electronic Health Records (EHR) on operational efficiency—cycle time per patient and cost per cycle—in dental clinics. This study employed a quantitative and applied method, under a descriptive comparative modeling and simulation design. The current process flow (AS-IS) was mapped, and the proposed scenario (TO-BE) was designed using the BPMN standard in Bizagi Modeler software, parameterizing routes, times, and costs through the TDABC model. The simulation was configured with a horizon of 150 instances (iterations) for both scenarios, yielding compelling results: the average cycle time was reduced from 104.24 to 71.51 min (−31.40%), also indicating lower variability as the maximum decreased from 155.60 to 97.00 min. Likewise, the total cost fell from S/ 8,201.60 to S/ 5,665.58 (−30.92%), driven by a 35.91% saving in time-dependent costs (HR). The improvement is explained by the replacement of manual tasks (physical record retrieval, manual issuance) with automated digital operations. It is concluded that EHR, integrated into a process redesign, substantially optimizes operational efficiency in the evaluated models. These findings constitute a validation through scenario analysis that guides the adjustment of schedules and roles to capture the released capacity.